Báo cáo lãi lỗ (P&L) là tài liệu tài chính quan trọng nhất giúp nhà hàng đánh giá hiệu quả kinh doanh. Đây là báo cáo tài chính thể hiện rõ nhất hiệu quả hoạt động của nhà hàng, giúp chủ quán đánh giá lợi nhuận hoặc thua lỗ trong một khoảng thời gian nhất định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích chi tiết cách đọc và quản lý báo cáo lãi lỗ, giúp nhà hàng duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.
1. Báo cáo lãi lỗ là gì?
Báo cáo lãi lỗ (Profit & Loss Statement – P&L) là tài liệu tài chính quan trọng được dùng để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của nhà hàng trong một khoảng thời gian nhất định (tuần, tháng, quý hoặc năm). Báo cáo này phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận, giúp nhà quản lý nhìn nhận được những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Lợi ích của báo cáo lãi lỗ:
- Hiểu rõ lợi nhuận thực tế của nhà hàng
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí
- Tìm ra các điểm yếu cần cải thiện để tối ưu hóa lợi nhuận
2. Các bước lập báo cáo lãi lỗ (P&L)
Bước 1: Xác định khung thời gian
Trước khi lập báo cáo, bạn cần xác định khung thời gian phù hợp để theo dõi hiệu suất kinh doanh. Nếu nhà hàng có doanh thu biến động theo ngày, bạn nên lập báo cáo hàng tuần để phát hiện nhanh các vấn đề. Nếu nhà hàng hoạt động ổn định hơn, báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý sẽ giúp đánh giá xu hướng dài hạn.
Bước 2: Ghi nhận doanh thu
Doanh thu (Revenue) là tổng số tiền thu được từ các hoạt động kinh doanh của nhà hàng, bao gồm:
- Doanh thu bán đồ ăn, thức uống: Số tiền khách hàng trả cho các món ăn và đồ uống.
- Doanh thu từ giao hàng: Thu nhập từ các đơn hàng qua ứng dụng hoặc tự vận hành.
- Doanh thu từ dịch vụ khác: Cho thuê không gian, tổ chức sự kiện, bán hàng lưu niệm…
Để tính toán doanh thu chính xác, bạn cần tổng hợp số tiền thu được từ các nguồn khác nhau. Ví dụ, nếu nhà hàng có doanh thu chính từ món ăn, đồ uống và dịch vụ giao hàng, bạn phải thu thập dữ liệu từ máy POS, hóa đơn và đơn hàng trực tuyến.
Nếu con số này thấp hơn kỳ vọng, bạn cần xem xét lý do, chẳng hạn như số lượng khách giảm, giá bán chưa hợp lý hoặc hiệu suất marketing chưa tốt.
Bước 3: Tính toán giá vốn hàng bán (COGS)
Giá vốn hàng bán (COGS – Cost of Goods Sold) là tổng chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất món ăn và đồ uống, bao gồm:
- Chi phí thực phẩm: Nguyên liệu chế biến món ăn như thịt, rau, gạo…
- Chi phí đồ uống: Nguyên liệu pha chế như cà phê, trà, đường…
Công thức tính tỷ lệ COGS so với doanh thu: Tỷ lệ COGS = (COGS : Doanh thu) x 100
Nếu tỷ lệ này vượt 35%, nhà hàng cần xem xét điều chỉnh công thức chế biến, kiểm soát thất thoát nguyên liệu hoặc thương lượng giá nhập hàng.
Ví dụ, nếu một món phở bò có giá bán 60.000 đồng, nhưng nguyên liệu (bánh phở, thịt bò, nước dùng, rau thơm) tốn đến 25.000 đồng, lợi nhuận gộp chỉ còn 35.000 đồng/món. Nếu có thể thương lượng giảm giá thịt bò 5%, mỗi bát phở sẽ tiết kiệm được 1.000 đồng, và với 5.000 tô/tháng, bạn tiết kiệm được 5 triệu đồng/tháng.
Bước 4: Ghi nhận chi phí hoạt động
Chi phí hoạt động (Operating Expenses) bao gồm tất cả các khoản chi cần thiết để duy trì hoạt động nhà hàng, ngoại trừ giá vốn hàng bán.
- Chi phí nhân sự: Lương nhân viên, bảo hiểm, thưởng (120 triệu đồng)
- Chi phí mặt bằng: Tiền thuê, bảo trì, bảo hiểm (50 triệu đồng)
- Chi phí tiện ích: Điện, nước, gas, internet (30 triệu đồng)
- Chi phí marketing: Quảng cáo, khuyến mãi, in ấn menu (20 triệu đồng)
- Chi phí khác: Giấy gói, túi đựng, sửa chữa thiết bị (30 triệu đồng)
Tổng chi phí hoạt động = 120 + 50 + 30 + 20 + 30 = 250 triệu đồng
Bước 5: Xác định lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng
- Lợi nhuận gộp (Gross Profit): Doanh thu – COGS = 500 – 150 = 350 triệu đồng
- Lợi nhuận ròng (Net Profit): Lợi nhuận gộp – Chi phí hoạt động = 350 – 250 = 100 triệu đồng
- Tỷ suất lợi nhuận ròng (Net Profit Margin): Lợi nhuận ròng / Doanh thu x 100% = (100 / 500) x 100% = 20%
Nếu tỷ suất lợi nhuận ròng thấp (<10%), bạn cần xem xét lại cách quản lý chi phí, tăng giá trị sản phẩm hoặc tối ưu chiến lược kinh doanh để tăng lợi nhuận.
Ví dụ, nếu doanh thu 500 triệu đồng, COGS 150 triệu đồng và chi phí hoạt động 250 triệu đồng, lợi nhuận ròng còn 100 triệu đồng (tương đương 20% doanh thu). Nếu muốn tăng lợi nhuận lên 150 triệu đồng, bạn có thể:
- Tăng giá bán 5% nếu khách hàng vẫn sẵn sàng chi trả.
- Cắt giảm 10% chi phí nhân sự bằng cách tối ưu ca làm việc.
- Thay thế nguyên liệu đắt tiền bằng loại có giá tốt hơn nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng món ăn.
3. Cách phân tích báo cáo lãi lỗ để tối ưu lợi nhuận
3.1 Kiểm soát Giá Vốn Hàng Bán (COGS)
Bạn cần thường xuyên kiểm kê kho để tránh thất thoát nguyên liệu. Nếu phát hiện nguyên liệu hư hỏng hoặc bị mất, bạn phải điều chỉnh quy trình nhập hàng và bảo quản. Ngoài ra, bạn nên loại bỏ các món có lợi nhuận thấp.
Ví dụ, nếu một món lẩu hải sản có giá vốn 200.000 đồng nhưng chỉ bán 250.000 đồng, lợi nhuận gộp chỉ 50.000 đồng (tương đương 20%). Nếu món này ít khách gọi, bạn nên thay thế bằng món khác có lợi nhuận cao hơn.
3.2 Quản lý chi phí nhân sự
Nhà hàng cần tránh tình trạng nhân viên làm việc không hiệu quả. Nếu một nhân viên làm thêm giờ không cần thiết, chi phí lương tăng thêm 3 triệu đồng/tháng. Nếu có 5 nhân viên như vậy, nhà hàng sẽ mất thêm 15 triệu đồng/tháng mà không tăng năng suất. Vậy thì bạn nên:
- Sắp xếp lịch làm việc tối ưu, tránh tình trạng dư thừa nhân sự vào khung giờ thấp điểm.
- Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi giờ làm việc, hạn chế sai sót trong tính lương.
- Đào tạo nhân viên để tăng hiệu suất làm việc, giúp họ phục vụ nhanh và chuyên nghiệp hơn.
3.3 Giảm chi phí cố định
Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm chi phí là thương lượng lại hợp đồng thuê mặt bằng. Nếu doanh thu giảm, hãy đề xuất giảm tiền thuê hoặc chia sẻ rủi ro với chủ nhà.
Ví dụ, nếu nhà hàng đang thuê với giá 60 triệu đồng/tháng và có thể giảm xuống 50 triệu đồng, mỗi năm bạn tiết kiệm được 120 triệu đồng.
Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm điện nước một số cách khác như:
- Dùng bóng đèn LED thay vì đèn huỳnh quang
- Sử dụng bếp từ thay vì bếp gas
- Giới hạn thời gian bật máy lạnh khi không có khách.
3.4 Tăng doanh thu
Để tăng doanh thu mà không ảnh hưởng đến khách hàng, bạn có thể tăng giá bán hợp lý. Tuy nhiên, cần đảm bảo giá trị món ăn tương xứng với mức giá mới.
Ví dụ, nếu một món burger hiện có giá 80.000 đồng và bạn muốn tăng lên 90.000 đồng, hãy thêm một topping miễn phí hoặc cải thiện trình bày để khách hàng thấy xứng đáng.
Ngoài ra, bạn có thể triển khai chương trình khách hàng thân thiết, chẳng hạn như:
- Mua 9 ly cà phê, tặng 1 ly miễn phí.
- Giảm 10% cho khách hàng quay lại trong vòng 7 ngày (khuyến khích khách hàng gọi món qua upselling và combo)
Nếu mỗi khách quay lại 2 lần/tháng thay vì 1 lần, doanh thu sẽ tăng gấp đôi mà không cần tìm khách mới.
Báo cáo lãi lỗ không chỉ là một tài liệu kế toán mà còn là công cụ giúp nhà hàng tối ưu hoạt động và phát triển bền vững. Việc hiểu rõ từng khoản chi phí, phân tích xu hướng doanh thu và điều chỉnh chiến lược kinh doanh để tối ưu lợi nhuận không chỉ đơn giản là tăng giá hay cắt giảm chi phí, mà còn là cải thiện hiệu suất vận hành. Bằng cách kiểm soát chặt chẽ giá vốn, tối ưu nhân sự, giảm chi phí cố định và tìm cách tăng doanh thu hợp lý, bạn có thể đảm bảo nhà hàng luôn đạt lợi nhuận tốt mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ.
